Im Dezember ist in vielen Betrieben mehr los als im Rest des Jahres. Mehr Kundschaft im Laden, größere Gruppen im Restaurant, mehr Termine im Salon. Damit das Bezahlen auch in diesen Wochen reibungslos läuft, lohnt sich ein kurzer Check im November.
Dafür braucht es keinen großen Umbau. Meist reichen ein paar Entscheidungen zu Geräten, Verbindung und Team, die sich jetzt noch in Ruhe treffen lassen. Diese Checkliste zeigt, welche das sind: zuerst die Punkte, die für jeden Betrieb gelten, danach die Besonderheiten in Gastronomie, Einzelhandel und Beauty.
Die wichtigsten Punkte zusammengefasst
- Für die Planung zählt die Stunde mit dem größten Andrang, nicht der Tagesumsatz
- Eine zweite Verbindung neben dem WLAN sorgt dafür, dass das Bezahlen weiterlaufen kann
- Aushilfen sollten Rückerstattung, abgelehnte Karte und Tagesabschluss einmal gesehen haben
- Gastronomie, Einzelhandel und Beauty haben im Dezember jeweils eigene Schwerpunkte
- Wer ein zusätzliches Gerät braucht, sollte es rechtzeitig bestellen
Was in jedem Betrieb vor Dezember stehen sollte
Stoßzeiten: Reichen die Geräte auch, wenn am meisten los ist?
Für die Planung ist nicht der Umsatz eines ganzen Tages entscheidend, sondern die Stunde, in der die meisten Kundinnen und Kunden gleichzeitig bezahlen möchten. Im Einzelhandel ist das oft der Samstagmittag, in der Gastronomie der Abend mit der Weihnachtsfeier.
Bildet sich in dieser Stunde schon heute regelmäßig eine Schlange, wird sie im Dezember in der Regel länger. Ein zusätzliches Gerät hilft dann meist mehr als ein neuer Ablauf, weil an zwei Stellen gleichzeitig kassiert werden kann.
Ein guter Anhaltspunkt: Zählen Sie an einem vollen Tag, wie viele Kundinnen und Kunden in der Stunde mit dem größten Andrang bezahlen. Diese Zahl ist die Grundlage für Ihre Planung.
Verbindung: Was passiert, wenn das WLAN langsam wird?
Im Dezember ist das WLAN stärker ausgelastet als im Rest des Jahres, weil mehr Menschen im Raum sind und viele davon ihr Smartphone nutzen. Wird die Verbindung langsam, dauert auch die Kartenzahlung länger. Gut aufgestellt ist deshalb, wer neben dem WLAN eine zweite Verbindung hat.
Das Clover Compact am Tresen lässt sich zum Beispiel per LAN-Kabel, über WLAN oder über Mobilfunk verbinden. Mobile Geräte wie Clover Flex und Clover Pocket arbeiten je nach Modell über WLAN oder SIM-Karte. So kann das Bezahlen weiterlaufen, auch wenn eine Verbindung einmal langsam wird.
Aushilfen: drei Abläufe, die jeder kennen sollte
Clover-Geräte sind so aufgebaut, dass sie ohne Schulung verständlich sind. Neue Kolleginnen und Kollegen können deshalb meist schon nach kurzer Zeit selbst kassieren.
Drei Abläufe kommen im Alltag seltener vor. Es lohnt sich, sie vor der ersten Schicht einmal gemeinsam durchzugehen:
- eine Zahlung zurückerstatten
- reagieren, wenn eine Karte abgelehnt wird, und eine andere Zahlart anbieten
- den Tagesabschluss am Abend machen
Wer diese Abläufe einmal gesehen hat, kann sie im Dezember selbst erledigen. Das entlastet die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen, die sich dann um die Kundschaft kümmern können.
Tagesabschluss: Stimmen Kasse und Terminal schon heute überein?
Liegen Kassenbericht und Terminal-Auszug schon jetzt regelmäßig auseinander, sollten Sie die Ursache im November finden. Im Dezember kommen mehr Zahlungen dazu, und damit wird auch die Suche nach Differenzen aufwendiger. Woher solche Differenzen kommen und wie Sie sie abstellen, steht im Ratgeber Tagesabschluss im Handel.
Hilfreich in umsatzstarken Wochen: Bei Vert kommen die Kartenumsätze am nächsten Bankarbeitstag auf dem Konto an. So haben Sie auch im Dezember einen guten Überblick über Ihre Liquidität.
Gastronomie: wenn die Weihnachtsfeiern kommen
Im Dezember sind große Gruppen keine Ausnahme. Wenn zwölf Personen am Ende getrennt bezahlen möchten, kostet das Zeit, vor allem wenn der Ablauf neu ist. Spielen Sie das getrennte Bezahlen deshalb vorher einmal im Team durch. Dann sitzt jeder Handgriff, wenn es darauf ankommt.
Viel Laufweg spart ein Gerät, mit dem direkt am Tisch kassiert wird. Der Gast bezahlt am Platz, und niemand muss mit der Rechnung zur Theke und zurück. Wann sich das für Ihren Betrieb lohnt, erklärt der Ratgeber Bestellen und Kassieren am Tisch.
Auch das Trinkgeld sollte vorher geklärt sein. Wenn immer mehr Gäste mit Karte bezahlen, sollte das Trinkgeld trotzdem einfach beim Team ankommen. Bei Clover lässt sich dafür im Dashboard eine Trinkgeldabfrage aktivieren. Der Gast wählt den Betrag dann direkt beim Bezahlen. Mehr dazu im Ratgeber Trinkgeld bei Kartenzahlung.
Einzelhandel: Wenn samstags die Schlange wächst
Eine zweite Stelle zum Bezahlen. Mit einem mobilen Gerät wie Clover Flex können Sie an einer zweiten Stelle im Laden kassieren, zum Beispiel an der Packstation oder in einer anderen Abteilung. Das entlastet die Hauptkasse genau dann, wenn es am vollsten ist. Welches Clover-Gerät zu welchem Laden passt, zeigt der Modellvergleich.
Kontaktlos an jedem Gerät.
Viele Kundinnen und Kunden bezahlen inzwischen mit dem Smartphone oder der Smartwatch. Prüfen Sie deshalb vorab, ob Apple Pay und Google Pay an allen Geräten funktionieren. Wie kostenloses Bezahlen technisch funktioniert, erklärt der Ratgeber Kontaktlos bezahlen im Handel.
Umtausch im Januar mitdenken.
Zwischen den Feiertagen und bis Mitte Januar kommen viele Rückgaben. Oft bringt nicht die Person den Artikel zurück, die ihn gekauft hat, und die Karte, mit der bezahlt wurde, ist dann nicht dabei. Legen Sie deshalb vorher fest, wie Sie Rückgaben in diesem Fall erstatten und wer im Team dafür zuständig ist.
Beauty und Dienstleistung: wenn der Kalender voll ist
Im Dezember reiht sich Termin an Termin. Umso schöner, wenn ein Termin ruhig endet: Die Kundin bleibt sitzen und zahlt direkt am Platz. Ein kleines mobiles Gerät wie das Clover Pocket macht das möglich und entlastet gleichzeitig die Rezeption.
Wie Terminbuchungen und Kasse zusammenspielen können, erklärt der Ratgeber Terminbuchung im Kassensystem.
Die Kurzcheckliste
- Reichen die Geräte auch in der Stunde mit dem größten Andrang?
- Gibt es neben dem WLAN eine zweite Verbindung?
- Kennt jede Aushilfe Rückerstattung, abgelehnte Karte und Tagesabschluss?
- Stimmen Kassenbericht und Terminal-Auszug schon heute überein?
- Funktioniert kontaktloses Bezahlen an allen Geräten, auch per Smartphone?
- Ist geklärt, wie Rückgaben im Januar ablaufen und wer dafür zuständig ist?
- Ist ein zusätzliches Gerät bestellt, falls eins fehlt?
Wenn ein Gerät fehlt: Rechtzeitig bestellen
Ein neues Clover-Gerät ist bei Vert in der Regel schnell versandbereit und die Aktivierung ist einfach. Für Vertrag und Freischaltung sollten Sie derzeit jedoch etwas mehr Zeit einplanen. Wer jetzt bestellt, ist deshalb rechtzeitig vor den umsatzstarken Wochen startklar.
Auch während der Saison sind Sie abgesichert: Fällt ein Gerät aus und melden Sie das bis 13 Uhr, kommt der Ersatzgerät am nächsten Werktag.
Clover-Geräte gibt es bei Vert, dem Payment-Anbieter von Deutscher Bank und Fiserv. Kasse und Kartenzahlung kommen aus einer Hand, mit einem Ansprechpartner für Gerät, Abrechnung und Support.
Häufig gestellte Fragen
Wann sollte ich das Weihnachtsgeschäft vorbereiten?
Am besten im November. Dann bleibt genug Zeit, um ein neues Gerät zu bestellen und das Team einzuweisen, bevor es im Dezember voll wird.
Brauche ich für Dezember ein zusätzliches Kartenterminal?
Das hängt von der Stunde mit dem größten Andrang ab, nicht vom Tagesumsatz. Bildet sich in dieser Stunde regelmäßig eine Schlange, hilft ein zweites Gerät meist mehr als ein neuer Ablauf.
Wie schnell ist ein neues Clover-Gerät einsatzbereit?
Bei Vert ist ein neues Gerät in der Regel schnell versandbereit, und die Aktivierung ist einfach. Für Vertrag und Freischaltung sollten Sie derzeit etwas mehr Zeit einplanen.
Kann ich Trinkgeld per Karte annehmen?
Ja. Bei Clover lässt sich im Dashboard eine Trinkgeldabfrage aktivieren. Der Gast wählt den Betrag dann direkt beim Bezahlen am Gerät.
