Digitale Buchhaltung für Kleinunternehmen: Wie und Warum?

Wenn man Selbstständige nach ihrer Motivation für die Unternehmensgründung fragt, geht es meist um große Ideen, Visionen, Talente, die man endlich ausleben und verwirklichen möchte, und um Geschäftsmodelle, auf die die Welt gewartet hat. Was eher nicht aufgezählt werden wird, ist das Thema Buchhaltung oder Begeisterung für Papierkram.

Dennoch gehört sie zu den unverzichtbaren Aufgaben in der Unternehmerwelt. Wenn das Geld für Outsourcing fehlen, liegen alle Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch und warten darauf, fristgerecht erledigt zu werden. Auch dann, wenn sie nicht direkt mit Ihrem Kerngeschäft zu tun haben. Und das kostet Zeit, in der Sie Ihre Nerven strapazieren und kein Geld verdienen. Umso sinnvoller ist es, diese Aufgaben möglichst schnell und einfach zu erledigen. Wie Sie den Aufwand so gering wie möglich halten und was digitale Buchhaltung damit zu tun hat, erfahren Sie hier.

Warum ist digitale Buchhaltung für Kleinunternehmen sinnvoll?

Zwischen Rechnungen, Buchungen und Quittungen kann man schnell mal den Überblick verlieren. Einnahmen und Ausgaben manuell in eine Übersicht einzutragen, ist daher keine gute Option. Zumal diese Variante fehleranfällig ist und nach Feierabend oft die Zeit dafür fehlt.   

Digitale Buchhaltung für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer kann Ihnen einige dieser Aufgaben abnehmen oder zumindest erleichtern. Verwalten Sie Ihre Finanzen effizienter, indem Sie schnell und ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen können. eine Buchhaltungssoftware stellt automatisiert Berichte und Übersichten bereit, die Ihnen dabei helfen, Ihre Steuer einfacher zu erledigen. Sie erhalten einen Überblick über Ihre Rechnungen, Einnahmen, Ausgaben oder Belege und kommen Ihrer Buchhaltungspflicht nach. Und wer seine Zahlen kennt, kann auch bessere Geschäftsentscheidungen treffen.

Vorteile digitaler Buchhaltung auf einen Blick:

• Zeit sparen: Sie müssen Daten nicht mehr selbst in Tabellen übertragen und dafür Ihren Feierabend opfern.
• Fehler minimieren: Bei manueller Dateneingabe können Tippfehler zu falschen Bilanzen führen – was Sie am Ende wieder Zeit und auch Nerven kostet.
• Finanzen effizienter verwalten: Behalten Sie Ihre Zahlen im Blick, um bessere Entscheidungen treffen zu können.
• Schneller Zugriff von überall: Melden Sie sich online an und greifen Sie von jedem Gerät auf Ihre Daten zu – überall und jederzeit.
• Finanzüberblick: Verschiedene Tabellen, Kontoübersichten und gedruckte Belege – besser ist es, alles in einem Programm zu erfassen, als Papiere und verschiedene Ablagesysteme zu durchforsten. 
• Automatisierte Berichte: Lassen Sie Ihre Software für Sie arbeiten und sparen Sie sich das mühsame Zusammentellen von wichtigen Kennzahlen. 
• Steuern schneller erledigen: Alles, was Sie beispielsweise für die Einnahmenüberschussrechnung brauchen, finden Sie an einem Ort und übersichtlich in einer zentralen digitalen Ablage. 
  

Wie funktioniert digitale Buchhaltung? Und was brauchen Kleinunternehmen dafür?

Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer hören oft, dass ihre Buchführung doch so einfach sei. Dennoch gibt es hier eine Menge zu tun und zu wissen. Vor allem Neuunternehmerinnen und Neuunternehmer müssen sich zunächst mit den Grundlagen der Buchhaltung vertraut machen. 

Umso wichtiger ist es, dass Sie eine Software für digitale Buchhaltung finden, die Ihren Bedürfnissen und Anforderungen entspricht. Die Kosten für die bekanntesten Anbieter beginnen bei rund 6 Euro pro Monat. Bei den Programmen gibt es verschiedene Pakete, die je nach Unternehmensgröße und Anforderungen mehr oder weniger Funktionen enthalten. Hier gibt es Grundfunktionen, wie Rechnungen und Berichte erstellen, Auswertungen durchführen oder Belege managen, bis hin zu erweiterten Funktionen wie Zeit- und Projekterfassung oder die Anbindung an einen Shopify-Shop, wenn Sie Ihr Angebot online anbieten möchten. Zu Beginn reichen oft kleine Basis-Pakete, die Sie aufstocken können, falls sich das Unternehmen vergrößert oder mit der Zeit mehr Aufgaben hinzukommen. 

Mit Kartenzahlung zur einfachen, stressfreien Buchhaltung

In der Buchhaltung muss jeder einzelne Posten erfasst werden. Größere Unternehmen haben hierfür ein ganzes Team. Entsprechend aufwendig ist diese Arbeit, wenn das Unternehmen eine One-(Wo)Man-Show ist. Ihr Ziel sollte es sein, die manuellen Aufgaben so gering wie möglich zu halten und Prozesse zu automatisieren. 

Und hier kommt die Kartenzahlung ins Spiel: In der Regel können digital erfasste Transaktionen automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Dazu ist lediglich eine Kopplung des Bezahlgerätes bzw. des Kassensystems mit dem genutzten Buchhaltungstool notwendig. Damit entfallen alle manuellen Eingaben, die bei Barzahlung erfasst werden müssen.

Der Umgang mit Bargeld ist mit zahlreichen ressourcenintensiven Aufgaben verbunden. Das Abkassieren und Herausgeben im Kontakt mit Kundinnen und Kunden, das Nachzählen und Einzahlen sind nur einige davon. Diese fehleranfälligen To-Dos entfallen bei bargeldlosen Zahlungen, was Ihnen wiederum die Buchhaltung erleichtert. Statt Scheine und Münzen zu zählen, erhalten Sie bei Kartenzahlungen eine Online-Übersicht über alle getätigten Transaktionen und können diese für Ihre Berichte heranziehen und bei Erledigung Ihrer Steuer digital auf alle wichtigen Zahlen und Händlerbelege zurückgreifen. 

Fazit

Buchhaltung für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer kann eine nervenaufreibende Angelegenheit sein.  Doch auch wenn sie nicht direkt mit Ihrem Kerngeschäft zu tun hat, sind Sie zur Buchhaltung verpflichtet. Meist fehlen aber die Ressourcen, um diese Aufgaben abzugeben. Kurz: Zeitaufwand, für den Sie nicht bezahlt werden, und lästige Aufgaben, bei denen Themenfremde leicht den Überblick verlieren.

Machen Sie es sich daher so leicht wie möglich und finden Sie Wege, vieles davon zu automatisieren, um manuellen Aufwand zu reduzieren. Digitale Buchhaltung nimmt Ihnen viel Arbeit ab und speichert all Ihre Unterlagen zentral an einem Ort – auf den Sie von überall und wann immer Sie es brauchen zugreifen können. Digitale Bezahllösungen erleichtern Ihnen zusätzlich die Abrechnungen am Ende des Tages – und schaffen noch dazu eine praktische Übersicht mit Nachweisen über alle Transaktionen. Kartenzahlungen annehmen vereinfacht Ihre Buchhaltung nachhaltig – damit Sie mehr Zeit für das haben, was Ihnen wirklich wichtig ist.

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