Die Entscheidung fällt meist schnell: Kartenzahlung soll ins Geschäft. Schwieriger wird es danach: Welches Gerät? Welcher Vertrag? Wann kommt das Geld? Und brauche ich dafür eine neue Kasse?
Dabei besteht der Einstieg im Kern aus vier Bausteinen und drei Entscheidungen. Wer die einmal sortiert hat, kommt in wenigen Tagen zur ersten Kartenzahlung.
Unabhängig von Branche und Betriebsgröße braucht jede Kartenzahlung dieselben vier Elemente.
Alles andere ist Ausstattung.
Was viele überrascht: Für Girocard, Mastercard und Visa braucht es keine getrennten Verträge. Ein Anbieter bündelt die Kartenarten in einer Vereinbarung und einer Abrechnung.
Bevor die Frage nach dem konkreten Modell sinnvoll wird, sind drei Grundsatzfragen zu klären. Sie bestimmen, welche Geräte überhaupt in Frage kommen.
Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern der Ort der Zahlung. Wird an einem festen Punkt kassiert – Theke, Tresen, Empfang –, genügt ein stationäres Gerät. Wird am Tisch, im Behandlungsraum oder unterwegs kassiert, muss das Terminal mitgehen können: mit eigenem Akku und Mobilfunkverbindung für den Fall, dass das WLAN nicht überall trägt.
Ein Kartenterminal nimmt Zahlungen entgegen. Ein Kassensystem erfasst zusätzlich Artikel, Bestände, Mitarbeiter und Auswertungen – und erfüllt die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung. Wer heute nur Zahlungen braucht, aber absehbar auch eine Kasse, spart Aufwand, wenn beides von Anfang an dasselbe System ist. Die Abgrenzung im Detail steht im Artikel POS-System oder Kartenterminal – was ist wirklich notwendig?.
Die Girocard deckt den größten Teil des deutschen Kartenumsatzes ab und ist damit gesetzt. Mastercard und Visa gehören heute in vielen Betrieben zur Standardausstattung. Nicht nur wegen Touristen oder Geschäftsreisenden, sondern auch, weil immer mehr deutsche Banken entsprechende Debitkarten ausgeben. Mobile Zahlungen über Smartphone und Uhr laufen technisch über dieselben Kartennetze und sind kein zusätzlicher Vertragspunkt; wie das im Alltag funktioniert, erklärt der Artikel Kontaktlos bezahlen im Handel.
Für den Betrieb dauert eine Kartenzahlung wenige Sekunden. Im Hintergrund laufen in dieser Zeit mehrere Schritte ab, die für das Verständnis der Abrechnung wichtig sind.
Das Terminal liest die Karte und fragt bei der ausgebenden Bank an, ob der Betrag gedeckt ist. Diese Freigabe ist die Autorisierung – ab diesem Moment ist der Umsatz für Sie gesichert. Am Tagesende werden alle autorisierten Umsätze gebündelt eingereicht. Die Gutschrift auf Ihrem Konto folgt anschließend.
Diese zeitliche Trennung erklärt, warum Tagesumsatz und Kontoeingang nie am selben Tag identisch sind. Wie schnell ausgezahlt wird und warum das im Alltag oft mehr Gewicht hat als die Gebührenhöhe, steht im Artikel Auszahlung bei Kartenzahlung: Was wirklich zählt.
Die Kosten für Kartenzahlung setzen sich aus drei Bestandteilen zusammen, die je nach Anbieter unterschiedlich gewichtet sind:
Der häufigste Fehler beim Vergleich: Es wird nur auf den Prozentsatz geschaut. Aussagekräftig wird die Rechnung erst, wenn sie auf den tatsächlichen Betrieb angewendet wird – auf Ihren durchschnittlichen Bonwert und die Anzahl der Zahlungen pro Monat. Ein Modell mit niedrigem Prozentsatz und hoher Grundgebühr rechnet sich bei kleinen Umsätzen schlechter als eines mit umgekehrter Verteilung.
Eine vollständige Aufschlüsselung der Kostenarten liefert der Artikel EC Kartenlesegerät im Handel: Welche Kosten wirklich anfallen.
Der Ablauf ist bei den meisten Anbietern vergleichbar und dauert in der Regel wenige Werktage:
Unvollständige Unterlagen. Die Legitimationsprüfung ist gesetzlich vorgeschrieben und lässt sich nicht abkürzen. Wer alle Dokumente gleich zu Beginn zusammenstellt, verkürzt die Einrichtung um Tage.
Kein Rückfallweg bei Netzausfall. Ein Terminal, das ausschließlich über das WLAN läuft, steht bei einer Störung still – und mit ihm der Verkauf. Geräte mit zusätzlicher Mobilfunkverbindung wechseln automatisch, ohne dass jemand eingreifen muss.
Getrennte Systeme für Kasse und Zahlung. Werden Beträge am Terminal manuell eingetippt, obwohl sie schon in der Kasse stehen, entstehen Tippfehler und Differenzen beim Tagesabschluss. Eine integrierte Lösung überträgt den Betrag direkt und lässt diese Fehlerquelle entfallen.
Vert ist ein Gemeinschaftsunternehmen der Deutschen Bank und von Fiserv. Die Terminals kommen von Clover, der Zahlungsverkehr läuft über die Fiserv-Infrastruktur, das Bankgeschäft steht auf dem Fundament der Deutschen Bank.
Für Betriebe bedeutet das vor allem Planbarkeit: ein Vertrag für alle gängigen Kartenarten, ein Ansprechpartner für Gerät, Abrechnung und Support, und Geräte, die vom reinen Kartenterminal bis zum vollständigen Kassensystem aus derselben Familie stammen. Wer klein anfängt und später wächst, wechselt nicht das System, sondern erweitert es.
Welches Gerät zu welchem Betrieb passt, zeigt der Produktvergleich.
Was brauche ich, um Kartenzahlung anzubieten?
Ein Kartenterminal, eine Akzeptanzvereinbarung, ein Geschäftskonto und die gesetzlich vorgeschriebene Legitimationsprüfung. Für Girocard, Mastercard und Visa genügt dabei ein gemeinsamer Vertrag.
Kann ich Kartenzahlung ohne Kassensystem anbieten?
Ja. Ein Kartenterminal funktioniert eigenständig, der Betrag wird am Gerät eingegeben. Sobald Artikel, Bestände oder Auswertungen dazukommen sollen, wird ein Kassensystem sinnvoll.
Wie lange dauert es, bis ich die erste Karte akzeptieren kann?
In der Regel wenige Werktage. Der Zeitraum hängt vor allem davon ab, wie vollständig die Unterlagen bei der Antragstellung vorliegen.
Welche Kartenarten sollte ich akzeptieren?
Die Girocard deckt den größten Teil des deutschen Kartenumsatzes ab. Mastercard und Visa sind sinnvoll, sobald Kundschaft von außerhalb erwartet wird oder höhere Beträge üblich sind.
Muss ich als Händler Kartenzahlung akzeptieren?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht besteht derzeit nicht, die politische Diskussion dazu läuft jedoch. Den aktuellen Stand behandelt der Artikel Kartenzahlungspflicht in Deutschland: Was Händler jetzt wissen müssen.