„Brauche ich dafür noch eine Warenwirtschaft?" Diese Frage kommt fast immer, wenn im Einzelhandel ein neues Kassensystem ansteht.
Die kurze Antwort: Für viele kleinere und mittlere Einzelhändler nicht. Moderne Kassensysteme bringen die Funktionen mit, die kleinere und mittlere Betriebe brauchen. Es gibt aber Punkte, an denen ein eigenes System sinnvoll wird – und die lassen sich vorher benennen.
Was mit Warenwirtschaft eigentlich gemeint ist
Der Begriff klingt größer, als er ist. Gemeint ist alles, was mit der Ware selbst passiert, statt nur mit dem Bezahlen:
Im kleinen Laden läuft das oft im Kopf oder auf einem Zettel. Ab einer gewissen Zahl an Artikeln funktioniert das nicht mehr – dann braucht es ein System, das mitzählt.
Die Frage ist nur, welches. Denn die Kasse zählt ohnehin schon mit.
Jeder Verkauf läuft über die Kasse. Damit weiß sie automatisch, was das Geschäft verlassen hat. Aus dieser einen Tatsache ergibt sich der größte Teil dessen, was kleinere Betriebe brauchen:
Für ein Ladengeschäft mit ein paar hundert bis wenigen tausend Artikeln deckt das die tägliche Arbeit ab. Der große Vorteil liegt nicht in einer einzelnen Funktion, sondern darin, dass Verkauf und Bestand dieselbe Quelle haben. Nichts muss abgeglichen werden, weil es nie auseinanderläuft.
Es gibt Punkte, an denen die Warenwirtschaft im Kassensystem nicht mehr reicht. Sie zeigen sich meist nicht sofort, sondern wenn der Betrieb wächst oder komplexer wird.
Ein Sortiment mit Größen, Farben und Schnitten in Kombination erzeugt schnell mehrere tausend Einzelartikel. Modehandel und Schuhhandel stoßen hier zuerst an Grenzen, nicht weil die Kasse es nicht abbilden kann, sondern weil die Pflege aufwendig wird.
Wer regelmäßig bei vielen Lieferanten bestellt, Lieferscheine gegen Bestellungen prüft und Einkaufspreise verfolgt, arbeitet mit Funktionen, die Kassensysteme in der Regel nicht in dieser Tiefe mitbringen.
Kritisch wird es vor allem dann, wenn dieselbe Ware gleichzeitig online und stationär verkauft wird und Bestände automatisch synchronisiert werden müssen.
Bei mehreren Standorten mit Warenverschiebungen zwischen den Filialen wird die Frage größer. Was dabei zählt, steht im Artikel POS für Filialisten – worauf es wirklich ankommt.
Statt Funktionslisten zu vergleichen, kommt man mit drei Fragen schneller zu einer Antwort.
Wie viele Artikel führen Sie wirklich?
Bis in den niedrigen vierstelligen Bereich ist die Kasse in aller Regel ausreichend. Darüber lohnt der genauere Blick, besonders bei vielen Varianten.
Wie kommt die Ware herein?
Wenige Lieferanten und überschaubare Bestellungen: Die Kasse reicht. Regelmäßiger Wareneingang mit Lieferscheinprüfung und Einkaufspreisverfolgung: eigenes System prüfen.
Verkaufen Sie an mehr als einer Stelle?
Ein Laden, ein Bestand: Das ist unkompliziert. Ein Laden plus Onlineshop plus Marktstand: Dann braucht es eine klare Regel, wo der führende Bestand liegt.
Wer alle drei Fragen im unteren Bereich beantwortet, fährt mit der Warenwirtschaft im Kassensystem gut und spart sich ein zweites System, das gepflegt und bezahlt werden will.
Manchmal ist die Entscheidung schon gefallen, weil eine Warenwirtschaft seit Jahren im Haus ist. Dann geht es nicht mehr um die Frage, ob, sondern darum, dass beide Systeme miteinander reden.
Entscheidend sind dabei drei Punkte: welche Schnittstellen vorhanden sind, was die Anbindung kostet, und wer zuständig ist, wenn die Verbindung einmal nicht funktioniert. Ausführlich steht das im Artikel Kassensystem Einzelhandel: Die passende Kasse für Ihren Betrieb.
Was in jedem Fall gilt: Zwei Systeme, die nicht verbunden sind, bedeuten doppelte Pflege. Jeder neue Artikel wird zweimal angelegt, jede Preisänderung zweimal gemacht. Das fällt im Alltag zunächst kaum auf und summiert sich über das Jahr deutlich, ähnlich wie beim Tagesabschluss, wenn Kasse und Terminal getrennt laufen.
Die Clover-Systeme bringen Artikelverwaltung, Bestandsführung und Auswertungen mit. Verkauf und Bestand entstehen an derselben Stelle, die Zahlen stehen im Clover Dashboard ohne zweites Programm und ohne Abgleich am Abend.
Für Betriebe mit weitergehenden Anforderungen lassen sich über den Clover App Market zusätzliche Lösungen anbinden. Welche davon zum eigenen System passt, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört ins Beratungsgespräch.
Was ein Kassensystem grundsätzlich leisten sollte, steht im Artikel Point-of-Sale-Systeme für Händler. Alle Lösungen für den Einzelhandel im Überblick, und welches Gerät zu welchem Betrieb passt, zeigt der Produktvergleich.
Brauche ich neben dem Kassensystem noch eine Warenwirtschaft?
Für die meisten kleineren und mittleren Ladengeschäfte nicht. Die Warenwirtschaft im Kassensystem deckt Artikelstamm, Bestand und Auswertungen ab. Bei sehr großen Sortimenten, ausgeprägtem Bestellwesen oder mehreren Verkaufskanälen lohnt der genauere Blick.
Was kann die Warenwirtschaft in einem Kassensystem?
Artikel mit Preis und Barcode verwalten, den Bestand bei jedem Verkauf automatisch fortschreiben, Auswertungen nach Artikel und Zeitraum liefern und Preisänderungen zentral verteilen.
Ab wie vielen Artikeln reicht die Kasse nicht mehr?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Entscheidend ist weniger die Zahl als die Struktur: Viele Varianten aus Größe und Farbe erzeugen deutlich mehr Pflegeaufwand als dieselbe Menge einfacher Artikel.
Kann ich meine bestehende Warenwirtschaft mit der Kasse verbinden?
Das hängt vom jeweiligen System ab. Wichtig sind vorhandene Schnittstellen, die Kosten der Anbindung und die Frage, wer bei Störungen zuständig ist.
Was passiert, wenn Kasse und Warenwirtschaft getrennt laufen?
Dann werden Artikel und Preise doppelt gepflegt, und die Bestände können auseinanderlaufen. Eine verbundene oder gemeinsame Lösung nimmt diesen Aufwand heraus.