Zeiterfassungspflicht 2023: Was Händlerinnen und Händler jetzt wissen müssen

Die neue Regelung zur Zeiterfassungspflicht zwingt deutsche Unternehmerinnen und Unternehmer zum Handeln. Falls Sie sich bisher noch nicht mit dem Thema Arbeitszeiterfassung beschäftigt haben, erfahren Sie hier, was Sie bei der Arbeitszeiterfassung beachten müssen und welche Methoden zur Zeiterfassung sich für Sie und Ihre Mitarbeitenden eignen. 

Was ist die Zeiterfassungspflicht?

Zum Schutz der Arbeitnehmerrechte hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 ein Urteil erlassen, das Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern aufträgt, die konkrete Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden vollständig zu erfassen. Jetzt sind sie am Zug: Ziel der Zeiterfassungspflicht ist es vor allem, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor unbezahlten Überstunden zu schützen und deren körperliche und mentale Gesundheit zu erhalten. Für Arbeitgeber hat die Zeiterfassung gleichzeitig den Vorteil, dass sie das Arbeitspensum ihrer Mitarbeitenden so leichter überblicken können.

Konkret heißt das für Händlerinnen und Händler, die Mitarbeitende anstellen:

• Der Beginn, die Dauer sowie das Ende der Arbeitszeit müssen dokumentiert werden. Das gilt auch für Pausenzeiten und Überstunden.
• Sie können diese Pflicht an Ihre Mitarbeitenden übertragen, allerdings müssen Sie die korrekte und tatsächliche Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen gewährleisten und ein entsprechendes Tool dafür bereitstellen. 
• Die Art und Weise, wie die Zeit erfasst wird, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben - kann also analog oder digital erfolgen, jedoch muss das System bestimmte Kriterien erfüllen. Zum Beispiel muss es für Mitarbeitende frei zugänglich, leicht zu bedienen und von der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber überprüfbar sein.

Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von September 2022  sind Unternehmerinnen und Unternehmer jetzt zum Handeln verpflichtet. 

Ab wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Im September 2022 hat das BAG das EuGH-Urteil von 2019 weiter konkretisiert und es für sofort wirksam für alle deutschen Unternehmen erklärt. Damit stellt sich auch für kleine Unternehmen nicht länger die Frage, ob Arbeitszeiterfassung für sie überhaupt sinnvoll ist. Kurz gesagt: Zeiterfassung ist nun gesetzlich vorgeschriebene Pflicht für alle. 

Bis Mai 2019 waren Unternehmen lediglich dazu verpflichtet, Überstunden - also alles, was über die reguläre Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag hinausging - sowie Sonn- und Feiertagsarbeit zu dokumentieren. Seit September 2022 müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten nun vollumfänglich durch ein objektives System erfassen. Dazu gehört nun auch die Überprüfung der maximal zulässigen Arbeitszeit pro Tag sowie der Einhaltung der Mindestdauer von vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten. Der Schutz von Daten, Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden muss außerdem vom genutzten System gewährleistet werden. 

Wie hält man sich sicher und einfach an die Pflicht zur Zeiterfassung?

Auf der sicheren Seite sind Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, wenn sie für die Arbeitszeiterfassung ein System verwenden, welches zur Unternehmensgröße und der Arbeitsweise ihrer Mitarbeitenden passt. Wird zum Beispiel im Schichtdienst oder aus dem Home Office gearbeitet, sollte das System zur Zeiterfassung dies berücksichtigen können. Generell gilt, dass jede Methode zur Zeiterfassung allgemein gut verständlich, einfach zu bedienen und wenig anfällig für Fehler sein sollte.

Da die Form der Arbeitszeiterfassung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, haben Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die Wahl zwischen verschiedenen Optionen.

Was sind analoge Zeiterfassungsmethoden?

• Die klassische Stempel- oder Stechuhr, an die Mitarbeitende entweder eine Chipkarte halten oder - ganz analog - ein Stück Papier abstempeln, wenn sie das Unternehmen betreten oder verlassen. Die Stempeluhr wird zunehmend zum Dinosaurier der analogen Vorzeit und ist heute nicht mehr zukunftsfähig.
• In der Baubranche oder bei Projektarbeiten werden Abwesenheiten und der Arbeitsbeginn der Beschäftigten oft noch händisch auf Papier festgehalten. Hier trägt der Chef meistens die Stunden persönlich ein, um den Überblick zu behalten. Die altbekannten Stundenzettel kommen jedoch auch zunehmend aus der Mode.

Auch für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet die analoge Zeiterfassung einen manuellen Arbeitsaufwand. Mehr und mehr Händlerinnen und Händler sagen daher: „Stundenzettel? Nein, danke!“ und wenden sich digitalen Lösungen zu. So bleibt neben der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiterfassung mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. 

Wie funktionieren digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung?

• In kleineren Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung in Microsoft Excel-Tabellen noch üblich. Nachteil dieser Methode ist die hohe Fehleranfälligkeit bei der manuellen Dateneingabe. Mangelnde Kontrollmöglichkeiten und das Potenzial der Manipulierbarkeit auf beiden Seiten machen diese Methode der Zeiterfassung allerdings nicht wirklich empfehlenswert.
• Zeiterfassungssoftware: Die Zeiterfassung über eine Software am Computer oder über eine App ist schnell und leicht zu dokumentieren. Zur Mittagspause oder nach Arbeitsende melden sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst mit einem Klick, einem Tipp auf den Touchscreen oder einer PIN-Eingabe aus dem System ab. Diese objektive Methode ist auch für Telearbeitsplätze und das Homeoffice eine gute Lösung und eine verlässliche und trotzdem günstige Möglichkeit zur Zeiterfassung. Denn ein solches Tool ist einfach zu bedienen und hält den zeitlichen Mehraufwand für die Dokumentation von Arbeitszeiten möglichst gering. 

Wie spart man Zeit und Kosten bei der Arbeitszeiterfassung?

Die Pflicht der Zeiterfassung wird für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber dank digitaler Tools zur Kür: Digitale Arbeitszeiterfassung erleichtert die Lohnbuchhaltung, denn Arbeitszeit und Überstunden können einfacher in die Abrechnung übernommen werden. Ihr Verwaltungsaufwand wird minimiert und Sie behalten jederzeit den Überblick über Kapazitäten und Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden. Um nicht nur Zeit, sondern auch Kosten zu sparen, empfiehlt sich hier eine integrierte Lösung, die unter anderem die Aufgabe der Arbeitszeiterfassung abdeckt.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung für Unternehmen, die Mitarbeitende beschäftigen, ist seit September 2022 gesetzlich verpflichtend. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind bei der Wahl der Methode zur Zeiterfassung frei, allerdings muss diese generell leicht verständlich und benutzerfreundlich zu bedienen sein. Bewährt haben sich digitale Systeme zur Zeiterfassung, die sowohl Zeit als auch Kosten sparen und Arbeitgebern die Aufgabe der Zeiterfassung größtenteils abnehmen.